Arbeiten mit effektiver Zeiteinteilung – mein Zeitmanagement System

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Wer jeden Tag viele unterschiedliche Aufgaben, Meilensteine, Deadlines, etc. bewältigen muss stösst mit der klassischen Zettelwirtschaft sehr schnell an seine Grenzen. Zeitplanung auf dem Papier bleibt zwar nach wie vor wichtig, allerdings gibt es effektive Möglichkeiten seine Arbeitsschritte zu erleichtern und zu ergänzen. In diesem Artikel stelle ich mein kleines, unspektakuläres aber sinnvolles Zeitmanagement-System vor…

Wie gehen die meisten Menschen vor?

Die meisten Menschen gehen einfach ohne System vor und verlassen sich auf einen der effektivsten Rechner überhaupt: unser Gehirn. Leider ist der Speicher hier sehr schnell erschöpft was sehr schnell zu einem Buffer Overflow (Speicherüberlauf) führt und letztendlich Daten verloren gehen.

Wahrscheinlich hat es jeder schon mal erlebt wie zum Beispiel: Die Mutter sagt zum Kind: “Räum dein Zimmer auf!” Das Kind antwortet: “Ja Mama” und von einem Moment auf den anderen ist alles schon wieder vergessen (zumindest beim Kind ^^).

Ähnlich geht es jedem der seine Termin- und Zeitplanung im Kopf macht. Aus diesem Grund sind viele Menschen dazu übergegangen das Zeitmanagement auf einem Blatt Papier zu führen. Die TODO (zu machen) Liste war geboren. Sie hält bis heute Einzug in den Büroalltag und das Zurecht, denn es ist auf jeden Fall eine sinnvolle Möglichkeit den Tagesablauf zu planen und den Überblick nicht zu verlieren.

Leider wird man immer wieder mit komplexeren Aufgaben konfrontiert wo eine Todo-Liste nicht ausreicht und man mehrere Listen zu mehreren Projekten sinnvoll verwalten soll. Wie Sie sich bestimmt denken können wird es jetzt langsam komplizierter und was her muss ist ein System! Ein System mit dem man auch mehrere Projekte verwalten kann ohne die Übersicht zu verlieren.

Mein Zeitmanagement System

Aus diesem Grund habe ich mir im Laufe der Zeit ein kleines System zurecht gelegt. Es ist sehr einfach und wenn man sich daran hält dann funktioniert es einwandfrei. Hier die Zutatenliste was Sie alles brauchen:

  • Kalender
  • Online-Todo Liste: Wunderlist
  • Mehrere Ablageflächen zum Sortieren der Aufgaben

Der Kalender hat eine ganz einfache Aufgabe: Hier werden Deadlines – also Endtermine für bestimmte Aufgaben – eingetragen die auf keinen Fall überschritten werden dürfen. Eine Deadline heisst nicht umsonst “Dead” Line also quasi “Todeslinie”. Geben Sie sich bei komplexeren Todo’s ruhig ausreichen Zeit damit Sie diese realistisch bis zur Deadline abschliessen können.

In meinem kostenlosen Wunderlist Account verwalte ich mehrere Todolisten. Für jedes Projekt erstelle ich eine eigene Liste die alle Aufgaben die mir unter kommen übersichtlich auflistet – natürlich sortiert nach Projekten. Sobald eine davon erledigt ist wird sie abgehakt und erscheint dann nicht mehr unter den Todoaufgaben als fertig gestellt. Hier halte ich den Überblick über mehrere Projekte und alle Aufgaben die abzuschliessen sind.

Die Ablageflächen sind sehr wichtig, denn hier trennt man die Spreu vom Weizen. Die wichtigste Ablagefläche ist der “Eingang” wo alle Aufgaben die neu hinzu kommen hineinkommen – egal welche! Hier kommen Rechnungen, Briefe, Ausdrucke, Informationen zu Projekten, usw. hinein.

Eine weitere Ablagefläche – ich nenne Sie “Priorität” – wo alle wichtigen Erledigungen die möglichst sofort abgehakt werden müssen abgelegt werden. Für jedes weitere Projekt können Sie dann entweder eine eigene Ablagefläche anlegen oder eine für alle Projekte (je nachdem an wie vielen Projekten Sie arbeiten).

So jetzt haben wir die Grundvoraussetzungen geschaffen und können direkt loslegen.

Wie gehe ich vor (Skizze)?

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Das ist der grundlegende Ablauf. Die erste Entscheidung ist eine sehr wichtige, nämlich ob es sich überhaupt lohnt eine Aufgabe zu erledigen bzw. was sonst damit passiert. Wenn die Entscheidung auf JA fällt entscheide ich ob sie schnell (innerhalb von 5 Minuten) erledigbar ist (Aufgaben sofort erfüllen) oder nicht (siehe nächster Absatz). Je nach eigenem Bauchgefühl und gesammelten Erfahrungswerten fälle ich diese Entscheidungen und ordne alle täglichen Herausforderungen nach diesem Schema ein.

Bei “Verschieben” werden die jeweiligen Angelegenheiten den entsprechenden TODO-Listen bei Wunderlist zugeordnet. So hält man da immer den Überblick über alle Anliegen. In vielen Fällen lohnt sich auch die Überlegung zum Outsourcen bzw. Delegieren (hi @ Buchhaltung^^). Wenn alle zukünftigen Erledigungen in den Todo-Listen gesammelt sind lege ich Deadlines fest die ich in den Kalender schreibe.

Auf diese Weise habe ich einen schönen Überblick über alle Herausforderungen der kommenden Zeit, schön getrennt nach Wichtigkeit und Deadlines im Kalender. Alleine deshalb lohnt es sich schon :)

Dieser Artikel ist durch Inspiration von Klaus Kubielka’s Artikel entstanden: Wie Sie mit Deadlines leichter zum Ziel kommen und passt auch hervorragend zur Blogparade von SiN: Getting Things Done Blogparade

10 Kommentare:

  1. Klaus Kubielka

    Hallo Mario,

    klasse Artikel. Du hast dir ja da ein tolles System zurechtgelegt. Ich arbeite normalerweise mit einer Kombination aus Software und Zettel, um meine Aufgaben und Termine zu verwalten. Ist zwar etwas umständlich, funktioniert bislang aber recht gut.

    Deine Vorgehensweise gefällt mir sehr gut. Ich werde das definitiv mal ausprobieren. Denn richtige Planung, Zeitmanagement und Übersichtlichkeit ist meiner Meinung nach ein wesentlicher Teil zum Erfolg.

    Vielen Dank für diesen Einblick.

    Liebe Grüße
    Klaus

  2. Mario Hieber

    Hey Klaus, danke für dein Kommentar :) Freut mich wenn dir das System gefällt. Es braucht zwar etwas Einarbeitung bis es flüssig läuft aber wenn mans ich daran gewöhnt hat kann man nicht mehr ohne :)

    PS: Den Zettel und meinen Bleistift habe ich nicht ganz verworfen. Gerade die Aufgaben die innerhalb von 5min erledigt werden können schreibe ich meistens auf ein Blatt Papier!

    Liebe Grüße,
    Mario

  3. Moritz Hofmann | clockodo Zeiterfassung

    Ganz schön aufwändig dein System :-) Aber klingt schon sehr durchdacht, werde ich vielleicht mal ausprobieren! Eine reine Textdatei als ToDo-Liste ist auf Dauer nicht das beste… :-)

  4. Mario Hieber

    hehe ja die gute alte textdatei ;) Sehr gute Erfahrungen habe ich in letzter Zeit auch mit http://www.rememberthemilk.com/ gemacht. Kann ebenfalls kostenlos genutzt werden und hat wesentlich mehr features als tadalists.

  5. 40 x “Getting Things Done” Tipps und Tricks – Teil 1 > Existenzgründung, Planung, Tipps > Getting Things done, GTD, Tipps, Aufgaben, Selbständig, Blogparade, Auswertung

    […] Arbeiten mit effektiver Zeiteinteilung – mein Zeitmanagement System Hier wurde auch die Erfahrung gemacht, dass sich das “Merken von Aufgaben” auf die Dauer nicht bewährt. Ich habe zu Beginn meiner Selbständigkeit auch gedacht, dass ich mir die kleinen Aufgaben einfach merke. Aber sehr schnell kommt man an den Punkt, wo das das nicht mehr funktioniert und zudem noch stresst. ToDo-Listen sind da oft die Lösung. […]

  6. Nathanael

    Hey Mario, danke für den Hinweis bezüglich rememberthemilk.com schaue mir dieses Tool gerade jetzt an. Hab’s mit Google Aufgaben probiert, damit hats bei mir aber nicht so gut funktioniert. Schade eigentlich, da ich praktisch alles bei Google habe.

  7. Mario Hieber

    Hallo Nathanael, gerne :) rememberthemilk hat zwar nen komischen namen aber das Tool kann echt was – komme damit bestens zurecht :) sehr angenehm finde ich auch die funktion die Aufgaben mit anderen zu teilen … sprich bei Teamprojekten sehr empfehlenswert ;)

  8. Timon Schroeter (Gründen-Team)

    Hallo Mario,

    ich hab’ mich beim Lesen direkt über Deinen Flowchart gefreut :-) Genau so mache ich’s auch. Die weniger wichtigen Sachen pauschal zu verschieben funktioniert für mich super. Hält den Kopf frei und beim jeweils nächsten Mal fällt es mir noch leichter, diese ggf. in den Müll zu packen.

    Verschiedene Todo-Listen pro Projekt haben sich für mich auch total bewährt.

    Freudige Grüße!

    Timon

  9. Mario Hieber

    Hey Timon,
    das “System” funktioniert echt klasse und macht den Kopf wirklich frei für die wichtigen Dinge. Man hat ohnehin keine Zeit sich mit den unwichtigen Sachen zu beschäftigen – da greift der beschriebene Ablauf oben effektiv ein ;)

    Lg. Mario

  10. Zeitmanagement

    Sehr guter Beitrag. Ich finde zum Beispiel Asana ein super Tool für das Aufgaben Management. Ich finde aber es sollte immer noch mit einem Zeiterfassungstool kombiniert werden, denn so kann man am Ende auch genau auswerten wo man Zeit liegen lässt.

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